1. Đặt vấn đề

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều triển khai hệ thống thông tin. Shanks et al. (2006) ước tính, các tổ chức kinh tế trên thế giới đã chi 18,3 tỉ USD hàng năm cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp (DN). Điều này cho thấy, hệ thống thông tin là một phần tất yếu trong mỗi đơn vị kinh tế. Đối với các DN, việc quản lý và tổ chức hệ thống lưu chuyển thông tin cũng như việc ứng dụng kỹ thuật công nghệ thông tin thích hợp là vấn đề được quan tâm trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh.

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được thiết kế trên nền kỹ thuật công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ việc quản lý và kiểm soát các giao dịch liên quan đến tài chính - kinh tế của tổ chức (Soudani, 2012). Những tiến bộ không ngừng của công nghệ thông tin đã mở ra khả năng kết xuất và sử dụng thông tin kế toán từ góc nhìn chiến lược và quản trị (El Louadi, 1998). Tầm quan trọng của HTTTKT với tổ chức được nâng lên đáng kể qua những năm đầu của thập niên 1990 (Borthick and Clark, 1990; Wilkinson, 1993). Việc nghiên cứu về HTTTKT đã bắt đầu hình thành từ nhiều năm và vẫn tiếp tục phát triển vì tính quan trọng trong thực tiễn cũng như giáo dục của vấn đề này.

2. Vấn đề nghiên cứu

Kế toán là hệ thống thông tin tồn tại trong mỗi tổ chức kinh tế. Chức năng của hệ thống này là đảm bảo mức độ chính xác trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, duy trì dữ liệu nhất quán và an toàn. Đồng thời, sẵn sàng kết xuất thông tin kế toán liên quan, kịp thời cho người ra quyết định. Trong thời đại công nghệ thông tin (CNTT), thiết bị kỹ thuật số và hạ tầng viễn thông liên lạc như máy vi tính, mạng Internet,… đã làm thay đổi cách thức hoạt động thương mại của các tổ chức kinh tế: Từ viết thư tay đến sử dụng email điện tử; từ trao đổi hàng hóa trực tiếp chuyển sang mua bán trực tuyến (Vũ Quốc Thông, 2012).

Những tác động điển hình nêu trên cho thấy rằng, ứng dụng của CNTT ngày càng rộng rãi trong lĩnh vực kế toán đan xen với hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý. Tuy nhiên, số liệu thống kê về sự thất bại đối với ứng dụng kỹ thuật công nghệ vào mảng hệ thống doanh nghiệp vẫn đáng chú ý (AlMushayt, 2000). Theo khảo sát của Clegg et. al. (1997) trên Tạp chí Ergonomics, 90% dự án ứng dụng CNTT không đạt được mục tiêu hệ thống, 80% dự án luôn trễ hạn và vượt quá ngân sách, 40% dự án ứng dụng CNTT phải hủy bỏ. Trong lĩnh vực kế toán, việc thiết lập được một hệ thống thông tin thành công nhằm phục vụ cho tổ chức, đóng góp lợi ích cho nền kinh tế xã hội đang là vấn đề trăn trở đối với các nhà lãnh đạo.

Nghiên cứu về sự thành công của hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt trong khối doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN), cho thấy hầu như chưa được thực hiện tại Việt Nam. Mặc dù, khối DNVVN ở Việt Nam có số lượng đáng kể đồng thời có những đóng góp tích cực cho sự phát triển của nền kinh tế. Theo kết quả điều tra doanh nghiệp năm 2013 từ Tổng cục thống kê Việt Nam, DNNVV chiếm đến 97,6% tổng số doanh nghiệp trên cả nước. Các DNNVV có đóng góp đáng kể vào tổng thu nhập quốc dân, tạo công ăn việc làm, huy động các nguồn vốn trong và ngoài nước cho hoạt động sản xuất - kinh doanh. Do đó, nghiên cứu đặt ra câu hỏi: Hệ thống thông tin kế toán như thế nào được cho là thành công trong môi trường DNVVN ở Việt Nam?

Từ vấn đề nêu trên, mục tiêu nghiên cứu là tìm hiểu các tiêu chí xác định sự thành công của hệ thống thông tin kế toán trong ngữ cảnh các DNVVN ở Việt Nam. Dựa trên mô hình “khung” về sự thành công hệ thống thông tin của DeLone và McLean (1992), tác giả đề xuất việc đo lường khái niệm ‘sự thành công’ của HTTTKT thông qua khảo sát các tiêu chí: Chất lượng hệ thống (system quality), Chất lượng thông tin (information quality), Việc sử dụng (the use) và Sự hài lòng của người sử dụng (user satisfaction).

3. Các tiêu chí xác định sự thành công của hệ thống thông tin kế toán

“Sự chấp nhận” hệ thống thông tin được xây dựng trong mô hình TAM của Davies (1989) là dấu hiệu ban đầu cho “sự thành công” của hệ thống thông tin trong tổ chức. Tuy nhiên, “sự chấp nhận” không hoàn toàn đồng nghĩa với “sự thành công” của hệ thống thông tin (Petter et al., 2008).

Xuất phát từ nghiên cứu nền tảng về thông tin và truyền thông, Shannon and Weaver (1949) đã xác định tiêu chí kỹ thuật cho thông tin là sự chính xác (precise). Trong khi đó, mức độ ngữ nghĩa (semantic) hàm ý việc truyền tải thông điệp phải mang đúng ý nghĩa, ngữ cảnh và sự hữu hiệu (effectiveness) của thông tin là mức độ tác động của thông tin đến nhận thức của người nhận tin. Trên cơ sở đó, Mason (1978) đã xem xét sự hữu hiệu như là sự ảnh hưởng (influence). Mason định nghĩa, mức độ ảnh hưởng của thông tin là sự phân cấp tại nơi nhận và có thể vận dụng nhiều phương thức để đo lường chúng.

Việc dự đoán những ảnh hưởng này bao gồm mức độ tiếp nhận thông tin, đánh giá thông tin, sử dụng thông tin và tác động của thông tin đến hành vi người nhận cũng như những thay đổi trong hệ thống về năng suất làm việc. Một năm sau đó, Zmud (1979) đề xuất 3 tiêu chí cho sự thành công của hệ thống thông tin: Việc sử dụng (the use); Năng suất làm việc của người sử dụng (user performance); Sự hài lòng của người sử dụng (user satisfaction). Trước khi mô hình sự thành công hệ thống thông tin của McLean and DeLone được thừa nhận và ứng dụng rộng rãi trong nghiên cứu từ năm 1992, Ives and Olson (1984) thừa nhận 2 hạng mục đánh giá sự thành công của hệ thống là: Chất lượng hệ thống (system quality) và Sự chấp nhận hệ thống (system acceptance).

Do tính phức tạp và bao quát của hệ thống thông tin trong tổ chức, những nỗ lực ban đầu trong việc định nghĩa “sự thành công” của hệ thống gặp nhiều khó khăn cũng như không hoàn chỉnh. Nhằm giải quyết vấn đề, DeLone and McLean (1992) đã tiến hành tổng hợp các nghiên cứu được công bố về chủ đề này trong giai đoạn 1981 - 1987 và thiết lập các tiêu chí cho định nghĩa về "sự thành công” của hệ thống thông tin nói chung (Information System Success). Năm 1992, DeLone and McLean đề xuất mô hình sự thành công của hệ thống thông tin với các tiêu chí: Chất lượng hệ thống (system quality), Chất lượng thông tin (information quality), Việc sử dụng (the use), Sự hài lòng của người sử dụng (user satisfaction), Tác động đối với cá nhân người dùng (individual impact), Tác động tổ chức (organizational impact). Theo Petter et al. (2008), các tiêu chí trên không đo lường sự thành công của hệ thống thông tin một cách riêng lẻ. Chúng có tác động phụ thuộc lẫn nhau.

Đối với hệ thống kế toán hoạt động trên môi trường máy tính, nhiều nghiên cứu cho thấy việc vận hành hệ thống ổn định là điều tiên quyết (Bailey and Pearson, 1983; Mahmood, 1987; Doll and Torkzadeh, 1988). Xét về chức năng cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, chất lượng của những mẫu tin tài chính - kế toán được kết xuất từ hệ thống là quan trọng khi doanh nghiệp dựa trên đó để ra các quyết định kinh doanh (Blaylock and Rees, 1984; Srinivasan, 1985). Ngoài ra, đối với người sử dụng máy tính thuộc khối ngành kinh tế (nontechnology users) như kế toán viên thì cách thức, mức độ sử dụng và sự hài lòng khi thao tác trên hệ thống là những điều cần thiết để đánh giá sự thành công của hệ thống (Swanson, 1987; Seddon and Yip, 1992). Do đó, nghiên cứu tập trung vào các tiêu chí sau để xác định “sự thành công”: Chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, việc sử dụng và sự hài lòng của người sử dụng.

Bài viết tóm lược về các tiêu chí xác định “sự thành công” của HTTTKT:

- Chất lượng hệ thống (System quality) bao gồm những tính chất được mong đợi từ một hệ thống thông tin (Belardo et al., 1982; Bailey and Pearson, 1983; Srinivasan, 1985; Mahmood, 1987). Ví dụ: Dễ sử dụng (ease of use), linh động (flexibility), đáng tin cậy (reliability), dễ học cách sử dụng (ease of learning), có giao diện trực quan (intuitiveness) và tốc độ phản hồi của hệ thống (response times).

- Chất lượng thông tin (Information quality) là những tính chất được mong đợi về kết xuất từ hệ thống (system outputs); đó là các mẫu thông tin, báo cáo từ hệ thống (Bailey and Pearson, 1983; King and Epstein, 1983; Blaylock and Rees, 1984; Srinivasan, 1985; Miller and Doyle, 1987). Ví dụ: Kết xuất từ hệ thống về mặt thông tin phải đảm bảo tính thích hợp (relevance), có thể hiểu được (understandability), chính xác (accuracy), hoàn chỉnh (completeness), kịp thời (timeliness) và có thể sử dụng được (usability) với đối tượng người dùng cụ thể.

- Việc sử dụng hệ thống (the Use) được cho là mức độ và cách thức mà người dùng sử dụng các tính năng của hệ thống thông tin (Culnan, 1983; Srinivasan, 1985; Nelson and Cheney, 1987; Swanson, 1987). Ví dụ: Số lượng sử dụng (amount of use), tần suất sử dụng (frequency of use), sự thích hợp trong sử dụng (appropriateness of use), phạm vi sử dụng (extent of use) và mục đích sử dụng (purpose of use).

- Sự hài lòng của người sử dụng (User satisfaction) được định nghĩa là mức độ thỏa mãn của người sử dụng về hệ thống bao gồm sự thỏa mãn về chất lượng hệ thống và chất lượng thông tin (Olson and Ives, 1981; Edmundson and Jeffery, 1984; Raymond, 1985; Baroudi et al., 1986; Nelson and Cheney, 1987).

Nhiều nghiên cứu cho thấy, sự hài lòng của người sử dụng khi tiến hành khảo sát nên được đưa vào một hệ thống thông tin cụ thể (Ein-Dor and Segev, 1978; Hamilton and Chervany, 1981). Hai bộ công cụ đo lường sự hài lòng của người sử dụng được sử dụng phổ biến là bộ công cụ hỗ trợ người dùng (End-User Computing Support, viết tắt là EUCS) của Doll and Torkzadeh (1988) và bộ công cụ sự hài lòng của người sử dụng thông tin (User Information Satisfaction, viết tắt là UIS) của Ives et al. (1983). So sánh giữa hai bộ công cụ nêu trên, Seddon and Yip (1992) cho biết, bộ công cụ EUCS đề xuất bởi Doll and Torkzadeh (1988) có thể đo lường sự hài lòng của người sử dụng tốt hơn trong ngữ cảnh hệ thống thông tin kế toán.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Al-Mushayt O.S., 2000. An Empirical Investigation of Factors Influencing the
   Successful Systems Treatment of Organisational Issues in Information Development. PhD thesis. Loughborough University. 2. Bailey J. E. and Pearson S. W., 1983. Development of a Tool for Measuring and
   Analyzing Computer User Satisfaction. The Journal of Management Science, 29(5), 530-554.
2. Bandura A., 1982. Self-Efficacy Mechanism in Human Agency. American
   Psychologist: 122-147.
3. Baroudi J. J., Olson M. and Ives B., 1986. An Empirical Study of the Impact of User Involvementon System Usage and Information Satisfaction.
   Communications of the ACM, 29(3):232-238. 5. Belardo S., Kirk R. K., and William A. W., (1982). DSS Component Design
   Through Field Experimentation: An Application to Emergency Management. Proceedings of the Third International Conference on Information System,December 1982: 93-108.

​THS. ĐẶNG THỊ HỒNG HÀ (Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội)

DOMI cung cấp dịch vụ hỗ trợ DN trong lĩnh vực kế toán