1.Định nghĩa và ý nghĩa của định biên và định mức

2.Những nguyên tắc để xác định định biên lao động

3.Quy trình 03 bước triển khai định biên hiệu quả

          3. Quy trình 03 bước triển khai định biên hiệu quả

        Bước 1. Định chuẩn danh mục chức danh (vị trí công việc) và mô tả công việc, tiêu chuẩn chức danh của từng vị trí công việc.

Căn cứ định chuẩn: theo cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng phòng, ban.

Doanh nghiệp có thể sử dụng một số công cụ phổ biến để thực hiện được bước này như: ma trận chức năng, dòng chạy công việc, bảng phân công công việc chi tiết (RACI),...

Việc định chuẩn được danh mục chức danh, mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh là điều kiện nền tảng để xác định được chính xác định biên lao động. Nếu hoạt động này thực hiện không chính xác, kết quả định biên sẽ không đúng.

      Bước 2. Xác định thời gian hao phí lao động của mỗi chức danh trong 01 ngày, 01 tuần, 01 tháng, 01 năm.

Thực hiện điều tra hao phí lao động của mỗi chức danh. Biểu mẫu điều tra doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng và có thể tham khảo mẫu sau:

Để thực hiện điều tra, doanh nghiệp có thể thực hiện khảo sát đối với người thực hiện hoặc sử dụng phương pháp chuyên gia (người có kinh nghiệm và hiểu về công việc trong doanh nghiệp).

          Bước 3. Xác định định biên lao động của mỗi chức danh (vị trí)

Căn cứ vào kết quả xác định hao phí thời gian ở bước 3, kết hợp với tổng thời gian làm việc (giả sử: 8h/1 ngày, 1 tháng là 24 công, nghỉ phép 12 ngày/1 năm, số ngày nghỉ khác áp dụng theo luật,..) để xác định định biên lao động của mỗi vị trí (chức danh) trong doanh nghiệp.

Sau khi xây dựng định biên lao động, doanh nghiệp cần áp dụng thử nghiệm kết quả định biên trong khoảng 01 tháng và cần chỉnh sửa nếu có sự bất cập. 

Kết quả định biên lao động chỉ chính xác được trong một khoảng thời gian nhất định, khi doanh nghiệp có sự thay đổi về khối lượng công việc (thay đổi về doanh thu, sản lượng, quy trình, khoa học, kỹ thuật,...) hoặc khối lượng công việc mỗi vị trí có sự thay đổi thì doanh nghiệp cần tiến hành định biên lại. 

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc định biên lao động chưa được chính thức triển khai, mà thường được xác định bởi người đứng đầu dựa theo định lượng chủ quan khối lượng công việc mỗi vị trí. Đối với doanh nghiệp lớn, việc định biên được diễn ra định kỳ và kỹ lưỡng. 

 

Tham khảo dự án định biên tại Tổng Công ty điện lực Thành phố Hồ Chí Minh. 

(DOMI)