Cụ thể, tính ổn định của cơ cấu tổ chức giúp doanh nghiệp quản trị công việc một cách hệ thống, trật tự, nhịp nhàng. Trong khi đó, tính linh hoạt của nó sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp phân bổ nguồn lực thích hợp để khai thác các lợi thế cạnh tranh tốt hơn trong tương lai.  

Ở bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số loại hình mô hình tổ chức bộ máy doanh nghiệp nổi bật hiện nay.

Cơ cấu tổ chức (Organization Structure) là gì?

Có thể hiểu cơ cấu tổ chức bao gồm:

• Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức.

• Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận (department)

• Mô tả công việc, quyền hạn trách nhiệm cho các vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.

• Quy trình làm việc của các phòng ban

Cơ cấu của tổ chức thường được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.

Sơ đồ tổ chức - Org chart là gì?

Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức, mang lại cho mọi người cái nhìn tổng quan về cách tổ chức doanh nghiệp, cho dù đó là văn phòng, một start-up, nhà máy sản xuất hay hình thức nào khác:

• Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ 

• Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề 

• Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm  

• Lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện 

• Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất 

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

1. Tuyến mệnh lệnh

Một trong những yếu tố cơ bản để xây dựng nên mô hình tổ chức đó là tuyến mệnh lệnh. Suy cho cùng, mô hình tổ chức là sự sắp xếp quy trình nhận lệnh của các cấp. Việc xây dựng tuyến lệnh có tác dụng tạo nên bộ khung cơ bản cho việc hoàn thiện mô hình sau này.

2. Số lượng kiểm soát tối ưu

Mục này đề cập đến số lượng cấp dưới nhà quản lý có thể quản lý hiệu quả. Càng nhiều nhân sự cấp dưới, số lượng nhân sự cấp trên ngày càng phải được tăng cường.

3. Phân bổ quyền quyết định

Ai nắm quyền ra quyết định trong tổ chức? Trả lời được câu hỏi này, doanh nghiệp sẽ biết tổ chức của mình thuộc loại cơ cấu nào. Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào tay một cá nhân, tổ chức sẽ thuộc cơ cấu tập trung. Còn nếu quyền được chia cho nhiều người, đó là biểu hiện của cơ cấu phân cấp.

 

Cơ cấu tập trung vs Cơ cấu phân cấp

4. Phân chia phòng ban

Hay còn được gọi là chuyên môn hóa phòng ban. Tính chuyên môn hóa càng cao, doanh nghiệp càng có nhiều lợi ích bởi nó cho phép nhân viên có thể làm chủ trong từng lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, chuyên môn hóa thấp lại mang đến sự linh hoạt vì nhân viên có thể dễ dàng giải quyết đa dạng nhiệm vụ.

5. Phân chia bộ phận

Điều này liên quan đến quá trình làm việc giữa các phòng ban với nhau. Nếu tổ chức có sự phân chia cứng nhắc, sự tương tác giữa các phòng ban sẽ bị hạn chế. Có 5phương thức phân chia bộ phận doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Theo chức năng

• Theo sản phẩm

• Theo khu vực

• Theo quy trình

• Theo khách hàng

 

---

Các mô hình tổ chức phổ biến

Đây là hình thức tổ chức đơn giản và lâu đời nhất. Cơ cấu tổ chức phân quyền hoạt động theo trình tự: chỉ thị được ban hành từ cấp cao nhất, sau đó truyền đạt xuống các quản lý cấp trung rồi đến cấp nhân viên. Nếu nhân viên có mong muốn đề xuất ý kiến, họ sẽ gửi đề xuất lên quản lý trực tiếp. Sau khi phê duyệt, đề xuất lại được chuyển tiếp lên quản lý cấp cao. Kết quả sau đó sẽ được trả về nhân viên theo trình tự ngược lại.

Kiểu mô hình này mang xu hướng quan liêu và có sự phân biệt lớn. Mối quan hệ giữa người chủ và nhân viên trở nên xa cách do không có sự giao tiếp thường xuyên. Nhân viên chỉ đi làm vì họ cần đồng lương và họ không có mong muốn gắn kết với công ty.

Tổ chức phân quyền trước kia được áp dụng đối với tất cả công ty, bất kể quy mô, ngành nghề hay vị trí địa lý. Tuy nhiên, khi câu chuyện tuyển dụng ngày càng trở nên “hot”, các doanh nghiệp đã nỗ lực thay thế mô hình cứng nhắc này bằng những mô hình tổ chức “phẳng”, tạo được sự liên kết giữa các nhà quản lý và nhân viên.

Sơ đồ tổ chức phân quyền

Tổ chức doanh nghiệp theo mô hình phân quyền mang lại những lợi ích như:

• Trách nhiệm được cố định và thống nhất ở mỗi cấp, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng. Do đó mỗi cá nhân đều biết mình chịu trách nhiệm với ai và ai là người chịu trách nhiệm thật sự với mình.

• Lộ trình thăng tiến rõ ràng 

• Tập trung phát triển nhân viên dựa trên kỹ năng chuyên môn

• Cấu trúc này giúp xác định các nhóm chia sẻ nguồn lực một cách dễ dàng, đồng thời xác định được sự trùng lặp hoặc chồng chéo trách nhiệm

Tuy nhiên, mô hình này lại quá cồng kềnh, gây ra nhiều bất lợi:

• Cần rất nhiều thời gian để đưa ra và thực hiện các quyết định khả thi vì chuỗi mệnh lệnh phải được xử lý và thông qua bởi các cấp độ lãnh đạo.

• Cách biệt trong giao tiếp, đặc biệt là cấp dưới với cấp trên.

• Không thống nhất mục tiêu chung

• Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban. Các nhà quản lý có xu hướng trở nên cạnh tranh. Thay vì nhìn tổng thể tổ chức, họ chỉ lo lắng về bộ phận của mình.

• Tổ chức phản ứng chậm với áp lực môi trường và cạnh tranh.

Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình .

Cơ cấu tổ chức theo chức năng được phát triển bởi F.W.Taylor khi ông làm việc với vai trò là một người quản đốc, “chia công việc quản lý để mỗi người từ tổng giám đốc điều hành xuống sẽ đảm nhiệm ít chức năng nhất có thể”.

Theo Terry, "Tổ chức theo chức năng là tổ chức được chia thành một số chức năng như tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, hành chính và bộ phận nghiên cứu phát triển. Mỗi chức năng được thực hiện bởi một chuyên gia". Quyền hạn của bộ phận điều hành, của nhân viên và quyền hạn thuộc về chức năng như một loại quyền lực thứ ba thuộc loại tổ chức này.

Ưu điểm của cơ cấu theo chức năng:

• Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận.

• Trách nhiệm của mọi công nhân và tất cả các bộ phận được cố định, giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ. 

• Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và phải thực hiện một số lượng giới hạn các chức năng. Vì vậy, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của cơ cấu chức năng.

• Mức độ chuyên môn hóa cao hơn dẫn đến sự cải thiện về chất lượng sản phẩm.

• Vì yêu cầu công việc là xác định và hữu hình, tổ chức có sử dụng một cách chuyên sâu nguyên tắc chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.

• Chuyên môn hóa sẽ dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.

• Vì các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch và giám sát được thực hiện  hiệu quả.

Tuy nhiên cơ cấu theo chức năng cũng có những nhược điểm đem lại bất lợi cho doanh nghiệp:

• Vì không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp công nhân, sự phối hợp là khó có thể đạt được.

• Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì vì hệ thống phân cấp.

• Tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau và có thể trở nên kém hiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu. Các rào cản được tạo ra cũng có thể hạn chế sự trao đổi và giao tiếp của các bộ phận, gây trở ngại nếu cần bất kỳ sự hợp tác nào

• Do việc phân chia giám sát, việc thực hiện không thể được thực hiện ngay lập tức.

• Vì sẽ có nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộ phận, các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh.

• Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, nên khó để lên được các chức lãnh c mục tiêu cá nhân của họ, và họ bắt đầu bỏ qua các mục tiêu do tổ chức thiết lập.

Cơ cấu tổ chức ma trận được vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và chiều ngang (tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động). 

Ban đầu, mô hình ma trận chỉ được áp dụng trong ngành hàng không với điển hình là hai “ông lớn” Lockheed và General Dynamics. Lý do là bởi ngành hàng không có phần việc đòi hỏi cách xử lý riêng biệt, nếu áp dụng mô hình quản lý truyền thống sẽ làm trì trệ, thậm chí làm gián đoạn luồng xử lý công việc của toàn tổ chức. Sau này, cơ cấu ma trận đã được áp dụng trong các công ty đòi hỏi thực hiện nhiều dự án hay sản xuất nhiều sản phẩm trong cùng một khoảng thời gian.

 

Sơ đồ ma trận

Ma trận được coi là cấu trúc khó nhất trong tất cả vì các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng. Cấu trúc tổ chức ma trận phức tạp và đa chiều, tuy nhiên nó có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hơn rất nhiều nếu áp dụng thành công. Điểm hấp dẫn của cấu trúc ma trận là nó có thể cung cấp cả tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn (vì có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một). Một dự án được giám sát bởi nhiều ngành kinh doanh cũng tạo cơ hội cho các bộ phận này chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn với nhau - những điều mà họ thường không làm được. 

Mô hình ma trận có thể giải quyết nhiều hạn chế của mô hình phân quyền truyền thống. Cụ thể, mô hình ma trận góp phần:

• Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức. Luồng thông tin luôn xuyên suốt công ty: Luồng ngang cung cấp thông tin về hệ thống dự án giữa các đơn vị chức năng và luồng dọc cung cấp thông tin chi tiết về tính kỷ luật giữa các dự án và các cấp quản lý khác nhau.

• Cho phép các cá nhân sử dụng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau

• Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng bạn

• Rút ngắn quá trình đưa ra quyết định

• Tận dụng được nguồn lực giữa các phòng ban

Tuy nhiên, sơ đồ ma trận cũng mang lại nhiều sự khó khăn:

• Các thành viên trong nhóm có thể bỏ bê trách nhiệm

• Các nhân viên đang làm việc dưới quyền của nhiều quản lý

• Phải mất thời gian để nhân sự có thể quen với cấu trúc vận hành này

• Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa quản lý dự án và quản lý chức năng. Người quản lý chức năng coi trọng chất lượng về mặt kỹ thuật ngay cả khi nó đang không tuân theo lịch trình, trong khi quản lý dự án coi trọng những vấn đề về chi phí và thời gian.

• Không dễ dàng để đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên khi họ làm việc đồng thời trên các dự án khác nhau

Mô hình #4: Cấu trúc phẳng (Flat Organization)

Các công ty áp dụng hình thức tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau. Hình thức tổ chức công ty theo cấu trúc phẳng còn được gọi là tổ chức tự quản lý. 

Bạn có thể thắc mắc rằng cấu trúc phẳng vận hành không cần người quản lý, vậy làm thế nào doanh nghiệp có thể hoàn thành mọi việc? Đây chính là lý do mô hình phẳng chỉ có thể áp dụng trong các doanh nghiệp có ít nhân sự hoặc doanh nghiệp phải thật sự tạo dựng văn hóa hợp tác mạnh mẽ giữa các nhân viên. 

Cấu trúc phẳng hoạt động tốt nhất khi nhân viên có sự gắn kết chặt chẽ. Truyền thông nội bộ chính là chìa khóa kết nối mọi người và đảm bảo tất cả đều tham gia với nhiệm vụ thống nhất. Bên cạnh đó, các nền tảng quản lý công việc với chức năng giám sát và kiểm soát quá trình vận hành rất hữu ích trong các doanh nghiệp áp dụng mô hình tổ chức phẳng.

Với sơ đồ cấu trúc phẳng, mọi thành viên đều công bằng với nhau

Ví dụ điển hình nhất của hình thức cấu trúc phẳng đó là Valve - công ty cho ra đời các sản phẩm game công nghệ kinh điển như Half-Life, Counter-Strike hay Portal. Tại Valve không hề tồn tại chức danh công việc và sẽ không ai nói bạn phải làm gì. Thay vào đó, tất cả nhân sự tại Valve được tự do tham gia vào bất kỳ dự án nào họ cảm thấy mình đủ năng lực đảm nhận. Nếu nhân viên muốn chạy dự án riêng, họ phải chịu trách nhiệm về vấn đề kinh phí và xây dựng đội ngũ của riêng họ.

Sơ đồ cấu trúc phẳng có thể áp dụng trong các công ty nhỏ, những công ty startup hoặc các công ty xác định sẽ áp dụng cấu trúc phẳng kể cả khi tăng trưởng.

Việc áp dụng mô hình cấu trúc phẳng mang lại những lợi ích:

• Tiết kiệm chi phí: Không có nhiều cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức phẳng, nghĩa là công ty phải chi ít hơn về tiền lương, phúc lợi... cho cấp quản lý. 

• Nâng cao mức độ trách nhiệm của nhân viên

• Tinh gọn bộ máy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa

• Tăng mức độ giao tiếp

• Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định: Có ít người hơn mà bạn phải tham khảo trước khi đi đến các quyết định quan trọng. Cấu trúc phẳng thường cho người quản lý quyền đưa ra các quyết định độc lập và điều này dẫn đến quá trình ra quyết định nhanh hơn.

Tuy nhiên, cấu trúc phẳng cũng có nhiều điểm hạn chế như:

• Khả năng mất kiểm soát cao: Cơ cấu tổ chức phẳng có vấn đề khi số lượng nhân viên quá lớn vì dễ mất kiểm soát tình hình. Loại hình này không phù hợp với các tập đoàn lớn - kiểu tổ chức không thể thiếu các quản lý cấp trung. 

• Một nhà quản lý có trách nhiệm với quá nhiều người làm việc dưới quyền của mình, không dễ dàng giám sát họ hàng ngày. Việc duy trì kết nối cũng trở nên khó khăn vì trách nhiệm công việc không cho người quản lý đủ thời gian.

• Trong một cơ cấu tổ chức phẳng, nhân viên phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc, điều này tạo ra khó khăn trong suy nghĩ của họ về vai trò thực tế và trách nhiệm giải trình của họ trong công ty.

• Tạo ra sự tranh giành quyền lực giữa các cấp quản lý cho nhân viên không có quản lý cố định để báo cáo

• Là rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty. 

• Khó khăn trong việc phê duyệt bởi không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn

• Hình thành khoảng trống quyền lực

• Ít có cơ hội thăng tiến cho nhân viên, nhân viên trở nên thiếu động lực hơn.

Mô hình #5: Quản lý phi tập trung (Holacratic Organizations)

Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến chức danh, cấp bậc. Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ như nhau. Khác với mô hình phẳng, với mô hình quản lý phi tập trung, công việc sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau và nằm trong một vòng tròn gọi là circle. 

Hiểu một cách đơn giản Holacracy là mô hình quản lý không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của chính mình. Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao. Tất cả nhân viên và cấp quản lý đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc rõ ràng. Hiện nay, quản lý phi tập trung đang được áp dụng tại các doanh nghiệp SME và tổ chức phi lợi nhuận tại các nước tiên tiến.

 

Holacratic được coi là mô hình quản trị hiện đại

 

Lợi ích của mô hình quản lý phi tập trungy mang lại cho doanh nghiệp:

• Thay đổi sức mạnh cơ bản của doanh nghiệp: Holacracy đặt ra quy tắc chung cho tất cả mọi người một cách cụ thể và có thể hành động. Các quy tắc này sẽ không cho bạn biết cách cấu trúc tổ chức của bạn mà chỉ cung cấp cho bạn một bộ khung giúp bạn tùy chỉnh các quy trình cụ thể bạn cần thực hiện để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của mình.

• Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp: Điều này giúp tạo ra sự rõ ràng về người chịu trách nhiệm cho công việc của mình. Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp là một người “sếp” tự quản lý công việc của chính mình. Tuy nhiên một số cá nhân có năng lực hơn có thể có phạm vi quyền hạn rộng hơn so với người khác

• Tạo cho doanh nghiệp quy trình quản lý mới hợp lý chứng minh năng lực của tổ chức: Quản lý phi tập trung cho phép các doanh nghiệp thay vì tái tổ chức lớn cứ sau vài năm thì có thể thay đổi cấu trúc của Công ty ngay khi bạn cảm thấy rằng điều gì đó có thể được cải thiện. Điều này có thể được xảy ra ở mọi cấp độ của tổ chức – mỗi nhóm có quy trình quản trị riêng. Từ đó công ty bạn có thể liên tục được phát triển để đáp ứng với môi trường của nó. 

• Thực hiện tốt nhất mọi hoạt động: Sẽ có thường xuyên các cuộc họp chiến thuật để hoạt động được thực hiện tốt nhất. Chúng sẽ hiệu quả và dẫn đến kết quả đầu ra có thể hành động với quyền sở hữu rõ ràng. Quản lý phi tập trung còn hỗ trợ tự chủ triệt để đồng thời đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

Thoạt nhìn có vẻ mô hình Holacracy là mô hình lý tưởng của mọi doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, mô hình này lại khiến nhiều công ty lao đao khi triển khai. Lý do là bởi Holacracy vận hành không cần các nhà quản lý, do đó, việc tranh giành lợi ích giữa các nhóm và tình trạng rối loạn luồng thông tin thường xuyên xảy ra.

Ví dụ điển hình của việc áp dụng quản lý phi tập trung là Zappos. Khi giám đốc điều hành quyết định áp dụng mô hình quản trị Holacracy đồng nghĩa với việc Zappos đã mất đi khoảng 14% nhân sự và chỉ giữ lại những nhân viên chấp nhận làm việc với mô hình này. Điều này khiến công ty tại thời điểm đó thiếu trầm trọng nhân lực và việc tuyển dụng được nhân sự làm việc theo mô hình này khá khó. Đây chính là một nhược điểm đáng quan tâm của các doanh nghiệp nếu có dự định áp dụng quản lý phi tập trung vào công tác quản lý doanh nghiệp trong tương lai.

Mỗi dạng cấu trúc trên lại phù hợp với những đặc trưng về quy mô, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của một tổ chức cụ thể. Trong thực tiễn, các nhà quản lý có thể vận dụng linh hoạt, mềm dẻo các dạng loại hình nêu trên để thiết lập cơ cấu tổ chức để mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn mô hình tổ chức

Mô hình tổ chức chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, những yếu tố này sẽ quyết định tính hợp lý của cơ cấu tổ chức. Do đó, khi thiết kế và quản lý sự thay đổi của mô hình tổ chức cần phải quan tâm nghiên cứu và đánh giá đúng tác động của chúng đến cơ cấu của tổ chức. 

1. Môi trường bên ngoài 

Trong điều kiện môi trường ổn định, các quyết định về cơ cấu tổ chức sẽ ít thay đổi, mang tính ổn định cao. Ngược lại, trong điều kiện môi trường có nhiều biến động, đòi hỏi sự phản ứng linh hoạt của các cá nhân, bộ phận thì cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt, năng động, và công tác quản lý sự thay đổi là hết sức cần thiết.

Mối quan hệ về môi trường - cấu trúc giải thích tại sao nhiều nhà quản trị tái cấu trúc tổ chức theo hướng mềm dẻo và linh hoạt. Sự cạnh tranh toàn cầu, sự thúc ép đổi mới sản phẩm từ đối thủ cạnh tranh, nhu cầu gia tăng chất lượng sản phẩm và phân phối sản phẩm nhanh hơn là những ví dụ của những lực lượng môi trường năng động. 

2. Chiến lược của tổ chức

Chiến lược của tổ chức là tiền đề quan trọng khi thiết kế và thay đổi tổ chức. Vì bản chất cơ cấu tổ chức được hình thành để thực hiện thành công chiến lược của tổ chức.

Nghiên cứu quan trọng đầu tiên về mối quan hệ chiến lược - cấu trúc được Afred Chander thực hiện tại 100 công ty lớn ở Mỹ. Sau khi thu thập, phân tích sự phát triển của các tổ chức này trong vòng 50 năm qua và nghiên cứu các trường hợp đặc biệt trong lịch sử như công ty Dupont, General Motors, Standard Oil of New Jersy và Sears, Afred Chander kết luận rằng những thay đổi trong chiến lược công ty đi trước và dẫn dắt những thay đổi trong cơ cấu tổ chức. 

3. Công nghệ

Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Công nghệ là sự kết hợp các nguồn lực, kiến thức, kỹ thuật để sản xuất ra sản phẩm/ dịch vụ đầu ra cho tổ chức. Một doanh nghiệp sử dụng công nghệ cao thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sẽ đơn giản hơn một tổ chức sử dụng công nghệ lạc hậu .

4. Nguồn nhân lực

Yếu tố cuối cùng ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơ cấu tổ chức đó là nguồn nhân lực. Đối với những tổ chức sở hữu nguồn lực có kỹ thuật cao và có số lượng làm việc theo nhóm nhiều thì thích ứng với cấu trúc linh động, mềm dẻo và phân quyền. Và văn hóa của nó dựa trên những giá trị, nguyên tắc là gia tăng tính tự trị của nhân viên. Những nhân viên này thường thích tự do, tự chủ và không thích sự giám sát chặt chẽ từ nhà quản lý. Bởi vậy, khi thiết kế cơ cấu tổ chức, nhà quản trị cần phải lưu tâm đến yêu cầu của nguồn nhân lực, tính phức tạp cũng như hình thức công việc mà nhân viên tham gia.

Trong thế giới đầy biến động ngày nay, thiết kế tổ chức là một hoạt động liên tục và đồng thời cũng là một thách thức đối với bất kỳ nhà quản lý nào - dù đang quản lý một doanh nghiệp toàn cầu hay một đội nhóm cực nhỏ. Một cơ cấu tổ chức ổn định đồng nghĩa với việc đại bộ phận doanh nghiệp vận hành trôi chảy mà không cần quá nhiều sự giám sát đốc thúc, lúc này nhà lãnh đạo có thể trút bớt gánh nặng công việc và yên tâm xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp.