Giám đốc Tiếp thị Kỹ thuật số Matt Murray cho biết: “Có nhiều thông tin và kiến thức mới chúng tôi cần cập nhật cho toàn bộ nhân viên. Nhưng khó có thể tập họp mọi người hằng ngày. Vậy nên, chúng tôi cần hệ thống huấn luyện nhân viên hiệu quả nhất”. UFuel cung cấp 100 khóa học đa dạng, từ hướng dẫn cách sử dụng thuần thục phần mềm văn phòng Microsoft Office cho đến giáo dục kỹ năng kinh doanh.

Hoạt động huấn luyện trực tuyến khác nhau tùy vào năng lực nhân viên, nhu cầu và đầu tư của chủ doanh nghiệp…

Sau đây là vài lưu ý khi doanh nhân tổ chức huấn luyện nhân viên trực tuyến.

Có mục tiêu rõ ràng

Quá trình chuyển đổi từ huấn luyện trực tiếp sang trực tuyến sẽ tương tự như sự thay đổi quan trọng mang tính hệ thống. Ngay từ đầu, doanh nhân cần xác định mục đích và mục tiêu. Ví dụ, bạn có tập thể nhân viên ở nhiều chi nhánh cách xa nhau nên huấn luyện trực tuyến để giảm chi phí so với tập trung trực tiếp? Hay bạn muốn kích thích nhân viên hăng say nâng cao tay nghề để cống hiến nhiều hơn cho công ty?

Theo Bill Docherty, Giám đốc Quản lý Sản phẩm SumTotal, thì huấn luyện trực tuyến còn giúp doanh nghiệp truyền đạt kiến thức cụ thể đến từng cá nhân chuyên biệt. “Khi hướng dẫn trực tiếp, một người truyền đạt hết thảy những gì anh ta biết cho một tập thể người có thể tương đương nhưng không hoàn toàn trùng khớp về hiểu biết, năng lực và sự quan tâm. Trong khi đó, những tài liệu trực tuyến được phân chia chi tiết sẽ đến tay từng người sẽ sát hợp với nhu cầu của họ”.

Có rất nhiều mục tiêu khi chuyển từ huấn luyện trực tiếp sang trực tuyến. Doanh nghiệp cần xác định mình cần gì. Và nếu muốn đạt tất cả những mục tiêu trên, thì doanh nhân phải liệt kê đủ những gì mình cần, để theo dõi tiến trình thực hiện và tính toán lợi ích thu được.

Cũng như mua một sản phẩm thay thực hiện một dự án, bạn cần xác định loại hình huấn luyện nhân viên mình cần? Đối tượng nhân viên mình sẽ huấn luyện? Giá thành sẽ giảm bao nhiêu so với huấn luyện trực tiếp? Nắm rõ mình có gì và cần gì trước khi lập chương trình.

Chương trình huấn luyện trực tuyến không chỉ giúp tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp mà còn kích thích hứng khởi cho nhân viên.

Quyết định hình thức huấn luyện trực tuyến

Một số hình thức huấn luyện trực tuyến cơ bản:

+ Huấn luyện điện tử E-learning: là hình thức đơn giản nhất, tương tác đơn thuần giữa người và máy vi tính. Thông thường, kiến thức trình bày dưới dạng e-learning là kiến thức nền, nội dung tổng quát, không chuyên biệt công ty hay ngành nghề nào. Đa phần e-larning là thư viện sách tổng hợp trên máy vi tính.

+ Hội thảo ảo: là hình thức kết nối giữa một diễn giả và nhiều nhân viên ở những vùng địa lý cách xa nhau. Những chương trình như WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect, và Live Meeting là lựa chọn tốt cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đối thoại giữa diễn giả và khán thính giả qua mạng chưa hoàn hảo như mong muốn.

+ Huấn luyện tập thể social learning: là hình thức “tiệm cà phê trực tuyến”, nơi các nhân viên kết nối để trình bày ý tưởng, đặt câu hỏi thắc mắc để cùng đối thoại tìm câu trả lời. Và thỉnh thoảng, có chuyên gia các lĩnh vực vào hướng dẫn, giảng dạy.

+ Kết hợp các hình thức: Theo Docherty, tốt nhất là kết hợp huấn luyện trực tuyến hiện đại và huấn luyện trực tiếp truyền thống. Kết nối mặt đối mặt vẫn đem lại hiệu quả như ý nhất. Giữa các lần gặp mặt trực tiếp, có thể tổ chức huấn luyện trực tuyến để nhân viên thảo luận, viết bài thu hoạch, đóng góp ý kiến đánh giá chương trình...

Bắt đầu áp dụng huấn luyện trực tuyến

Quyết định hình thức rồi thì bắt đầu xem xét nội dung và tiến hành áp dụng. Trường hợp Dealer.com, công ty mua phần mềm, rồi kết hợp xây dựng nội dung cho sát hợp với văn hóa doanh nghiệp và ngành nghề của mình, để chương trình mang đậm tính Dealer.com, dành riêng cho Dearler.com. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không chuyên về kỹ thuật thì hãy trình bày rõ yêu cầu rồi giao cho công ty đối tác hoàn thành chương trình.

Trước khi áp dụng, đánh giá lại hạ tầng kỹ thuật ở công ty mình. Muốn huấn luyện nhân viên tại chi nhánh A thì hãy kiểm tra đường truyền internet tại đó có bảo đảm? Điều thường gây tranh cãi trong huấn luyện trực tuyến là đôi khi, doanh nghiệp không biết chính xác nhân viên nào đang học và họ tiếp thu đến đâu. Và lưu ý cuối cùng khi áp dụng hình thức huấn luyện trực tuyến là cân nhắc xem nó có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn không.

Trong trường hợp Dealer.com thì CEO Mark Bonfigli cho rằng hoàn toàn thích hợp vì độ tuổi trung bình của các nhân viên là 30 và họ dùng phần lớn thời gian kết nối internet.