Thời gian vừa qua một số cơ quan cũng đã có những công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề sử dụng tư vấn sao cho hiệu quả, tuy nhiên kết quả cũng chỉ mới ở bước đầu và chưa được công bố rộng rãi.

Giới thiệu về dịch vụ tư vấn và tư vấn quản lý:

Các lĩnh vực tư vấn chính hiện nay:

- Tư vấn chiến lược.

- Tư vấn quản lý hệ thống: ISO 9000, HACCP, SA 8000, ISO 14000...

- Tư vấn quản lý nhân sự: hệ thống lương thưởng và phúc lợi, cơ cấu tổ chức, chính sách nội bộ, phân công và đánh giá nhân sự, tuyển dụng, văn hóa công ty, lập kế hoạch đào tạo...

- Tư vấn Marketing: Lập kế hoạch chiến lược thị trường, xây dựng hệ thống phân phối, xây dựng thương hiệu, xúc tiến bán hàng, quan hệ đối ngoại, quảng cáo thiết kế bao bì, xâm nhập thị trường nước ngoài...

- Tư vấn kế toán và tài chính: phân tích tài chính và chiến lược kinh doanh, kế toán kiểm toán, giải quyết thuế, đầu tư...

- Chúng ta cũng cần phân biệt dịch vụ tư vấn quản lý với đào tạo và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp:

Định nghĩa tư vấn:

- Thực sự đưa ra lời khuyên, giải pháp quản lý.

- Cung cấp các khuyến nghị, gợi ý về các bước công việc cần thực hiện.

- Sản phẩm cuối cùng thường ở dạng thông tin dưới hình thức viết hay nói.

- Được hiện trên cơ sở có ký kết hợp đồng và có thù lao.

Dịch vụ đào tạo và hỗ trợ kinh doanh không đưa ra giải pháp hay các bước công việc cần thưc hiện:

- Dịch vụ phục vụ kinh doanh: khai báo thuế, điều tra thị trường, tuyển dụng nhân sự, xin cấp giấy phép, vay tín dụng, tìm nguồn vốn đầu tư, cài đặt phần mềm...

- Dịch vụ đào tạo tập trung , từ xa hoặc tại chỗ...

TRÁCH NHIỆM CỦA CHUYÊN GIA TƯ VẤN

- Phát hiện vấn đề cho doanh nghiệp.

- Cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp.

- Qua đó giúp đem lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.

- Bảo mật cho doanh nghiệp.

Nhà tư vấn không làm thay cho doanh nghiệp (đây là chức năng của dịch vụ hỗ trợ).

KHI NÀO CẦN VÀ NÊN SỬ DỤNG TƯ VẤN ?

Lợi ích khi sử dụng tư vấn?

- Sử dụng kết quả nghiên cứu hoặc kinh nghiệm của nhà tư vấn để giải quyết vấn đề sẽ giúp doanh nghiệp:

- Không phải tốn chi phí để duy trì đội ngũ nghiên cứu trong thời gian dài.

- Kết quả sử dụng ngay.

- Lượng thông tin đa dạng, phong phú luôn sẵn sàng.

- Có được góc nhìn từ khía cạnh khác để suy xét vấn đề rõ ràng hơn.

- Ý kiến của nhà tư vấn mang tính khách quan, ngoài hệ thống nên dễ tác động tích cực đến các cán bộ quản lý.

- Việc chia sẻ trách nhiệm với nhà tư vấn giúp giảm thiểu rủi ro so với việc doanh nghiệp tự thực hiện.

- Dễ dàng trong hạch toán chi phí.

Khi nào nên sử dụng tư vấn?

- Khi doanh nghiệp có nhu cầu phát triển hoặc củng cố hoạt động.

- Khi doanh nghiệp chưa đủ cơ sở, thông tin, phản biện để quyết định một dự án.

- Khi doanh nghiệp cần sử dụng ngay kinh nghiệm hay thông tin phải tích lũy hoặc nghiên cứu trong thời gian dài.

- Khi doanh nghiệp muốn tách bạch hoạt động phát triển với hoạt động hàng ngày.

- Khi doanh nghiệp muốn có tương tác từ tổ chức khách quan bên ngoài.

- Khi doanh nghiệp muốn có kết quả ít rủi ro.

- Khi đã sẵn sàng kinh phí cho tư vấn và cho đầu tư.

- Khi doanh nghiệp đã xác định mục tiêu, nắm rõ cách thức đánh giá kết quả và cách thu được lợi ích từ dịch vụ tư vấn

- Khi doanh nghiệp đã sẵn sàng nguồn lực (nhân sự, thời gian) để tiếp cận chuyển giao.

Cách lựa chọn tư vấn?

- Việc chọn được nhà tư vấn phù hợp sẽ giúp được doanh nghiệp thu được lợi ích cao nhất và giảm thiểu rủi ro.

Các tiêu chí chính dùng đánh để đánh giá nhà tư vấn:

- Tính pháp lý: Một đơn vi có đăng ký, có đầu tư cơ sở vật chất đàng hoàng sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm.

- Tính hệ thống: một nhà tư vấn đơn lẻ sẽ khó giải quyết những vần đề mang tính tổng hợp. Một quy trình cụ thể được kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp đảm bảo chất lượng công việc. Một hệ thống sẽ dễ tìm ra một nhà tư vấn phù hợp với doanh nghiệp.

- Tính chuyên nghiệp: Sẽ rất khó có một nhà tư vấn toàn năng "cái gì cũng biết", cơ quan tư vấn càng đi sâu vào chuyên môn sẽ càng hứa hẹn cung cấp nhiều kiến thức và kinh nghiệp chuyên sâu hơn. Tính chuyên nghiệp của chuyên gia càng cao càng đảm bảo chất lượng tư vấn.

- Phương pháp triển khai: Cần chọn nơi có phương pháp triển khai phù hợp với doanh nghiệp để dễ tiếp nhận.

- Thương hiệu: Thương hiệu đơn vị tư vấn là một trong những bằng chứng về chất lượng và uy tín. Đầu tư vào thương hiệu cũng chứng minh doanh nghiệp cam kết chất lượng lâu dài.

- Chuyên gia: trong một số trường hợp, năng lực và kinh nghiệm của chuyên gia quyết định đến chất lượng tư vấn. Tuy nhiên nếu chọn chuyên gia có quá nhiều công trình cũng dẫn đến không đảm bảo chất lượng.

- Chi phí: Cần so sánh giữa chi phí và nội dung công việc, không nên chỉ căn cứ vào chi phí nhưng cũng cần lưu ý về mặt bằng giá. Thông thường giá được tính vào số ngày làm viêc của chuyên gia và nội dung thỏa thuận. Doanh nghiệp cần lưu ý đến các loại chi phí khác nữa vì thực chất chi phí cho tư vấn chỉ chiếm phần nhỏ trong tổng chi phí dự án.

- Kinh nghiệm: Kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực liên quan đến dịch vụ yêu cầu sẽ giúp hai bên đỡ mất thời gian tìm hiểu và hứa hẹn nhà tư vấn có thể cung cấp những giải pháp mang tính thực tế.

Một số sai lầm thường gặp khi chọn tư vấn:

- Chọn tư vấn chỉ căn cứ theo giá: Nếu chỉ chú ý đến giá, doanh nghiệp dễ bị dẫn dắt theo hướng thực hiện hình thức, nhà tư vấn cũng không toàn tâm toàn ý đến một công trình có chi phí dưới giá thành. Không nên chọn nhà tư vấn nhận công trình " với bất kỳ giá nào" nếu vì cạnh tranh về giá, nhà tư vấn sẽ có khuynh hướng giảm bớt chất lượng. Việc chọn tư vấn giá thấp vì không đăng ký cần được doanh nghiệp suy xét kỹ vì ẩn chứa nhiều chi phí rủi ro phát sinh. Hiên nay có sự chênh lệch khá cao giữa tư vấn trong nước (thường từ 150- 300 USD cho một ngày) với tư vấn nước ngoài (thường 500 USD cho một ngày làm việc, có những trường hợp trên 500 USD cho một ngày làm việc. Có những trường hợp cá biệt chi phí có thể lên tới 1.500 - 2.000 USD cho một ngày làm việc)

- Chọn tư vấn không chuyên: Hiên nay có hiện tượng chọn nhà tư vấn không chuyên vì sức ép về giá. Tuy nhiên tư vấn không chuyên (nhà tư vấn thực hiện công việc tư vấn như một công việc làm thêm hoặc vừa học vừa làm) sẽ khó có thời gian cập nhật kiến thức và đi sâu chuyên môn đang tư vấn, do vậy chất lượng và tính an tòan không cao, khi gặp vấn đề phức tạp vượt quá kinh nghiệm đang có, họ không có nguồn hỗ trợ và dự án dễ bị bế tắc.

Chúng ta cũng cần phân biệt nhà tư vấn không chuyên với nhà tư vấn độc lập. Nhà tư vấn độc lập là những nhà tư vấn có chuyên môn sâu nhưng không tham gia hẳn trong một tổ chức kinh tế nào mà được mời cộng tác theo từng dự án. Lực lượng các nhà tư vấn độc lập hiện nay khá đông, có kiến thức tốt, có kinh nghiệm và góp phần đáng kể trong việc giảm chi phí tư vấn do nguồn chất xám của họ được tận dụng triệt để.

- Chọn tư vấn không căn cứ theo công việc: Do mối quan hệ với các nhà tư vấn hoặc để duy trì một mối quan hệ nào đó mà doanh nghiệp chọn tư vấn không đúng theo chuyên môn mà mình đang cần. Việc chọn không đúng nhà tư vấn còn do nguyên nhân doanh nghiệp quá tin vào thuyết minh của nhà tư vấn mà không kiểm chứng lại. Việc chọn sai tư vấn sẽ dẫn đến việc "bán lại dự án" hoặc dò dẫm.

- Không thỏa thuận rõ ràng về trách nhiệm và cách định giá: Phần lớn nguyên nhân việc sự dụng tư vấn không đạt hiệu quả cao là do không thỏa thuận rõ ràng về mục tiêu của dự án, kết quả cần đạt được và cách đánh giá. Là tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ cũng như tính chuyên nghiệp của nhà tư vấn. Đây cũng là chỉ tiêu quan trọng để tính toán chi phí tư vấn.

Những việc cần chuẩn bị khi sử dụng nhà tư vấn:

- Chuẩn bị nhân sự: Cần chuẩn bị nhân sự có đủ năng lực, quyền hạn và kỳ hạn tham gia dự án. Thiếu nhân sự thì việc tiếp nhận sẽ không thực hiện được vì tư vấn không làm thay thế mà chỉ hướng dẫn.

- Chuẩn bị tinh thần: Thông báo trong tổ chức về việc phối hợp được thuận lợi. Cán bộ tham gia dự án cần phải chuẩn bị trước để sẵn sàng tiếp nhận chuyển giao từ nhà tư vấn.

- Chuẫn bị thời gian: Thời gian làm việc với tư vấn đã được tính thành tiền vì vậy nếu không bố trí đủ thời gian thì doanh nghiệp sẽ bị tổn thất.

- Chuẩn bị chi phí: Doanh nghiệp cần chú ý đến tổng chi phí, thiếu chi phí khiến dự án không triển khai được sẽ trở nên vô nghĩa. Cần lưu ý là chi phí tư vấn thông thường chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong toàn dự án.

- Chuẩn bị nguồn lực đáp ứng: Cơ sở vật chất và các nguồn lực khác càng sẵn sàng sẽ giúp khai thác năng lực nhà lực nhà vấn một cách tố nhất.

Những lý do chính dẫn đến sử dụng tư vấn không hiệu quả:

- Chọn tư vấn không phù hợp

- Không thỏa thuận rõ ràng về trách nhiệm và cách đánh giá

- Khoán trắng cho tư vấn

- Không chuẩn bị nguồn lực cho dự án

- Không tuân thủ, không nhất quán, thiếu kiên trì

- Thực hiện hình thức mang tính đối phó

- Không thể hiện hết vai trò của lãnh đạo cao nhất

Nhà quản lý giỏi không phải là người làm được hết mọi việc

Nhà quản lý giỏi là người có khả năng sử dụng và phát huy tài năng của người khác để hoàn thành công việc.