Sự cần thiết của việc đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý của doanh nghiệp

Có thể nói hơn bao giờ hết, hầu hết các doanh nghiệp (DN) trong mọi quốc gia thuộc mọi loại hình đều quan tâm đến chất lượng và đều có những nhận thức mới, đúng đắn về chất lượng. Sự thắng bại trong cuộc chạy đua đường dài vì chất lượng đang còn ở phía trước. Phần thắng chắc chắn thuộc về những quốc gia và DN có chiến lược kinh doanh đúng đắn, trong đó có chiến lược vì chất lượng.

Các quốc gia, các tổ chức quốc gia, khu vực và quốc tế hoạt động trong lĩnh vực chất lượng đang nỗ lực xây dựng và ngày càng hoàn thiện các mô hình, công cụ và hệ thống quản lý tiên tiến như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 27001, ISO 50001, ISO 31000, ISO/IEC 17025, TQM, HACCP, GMP, 5S, Kaizen, 7 công cụ thống kê, Thẻ điểm cân bằng (Balanced scorecard), Six Sigma … để giúp các DN khắp nơi trên thế giới, không phân biệt loại hình DN, qui mô và lĩnh vực hoạt động, có thể áp dụng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý DN, nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước, khu vực và thế giới vì một mục tiêu hướng tới "Chất lượng được thừa nhận trên qui mô quốc tế và khu vực". Tuy nhiên, đối với các nhà quản trị DN và các nhà nghiên cứu quản lý DN thì làm thế nào đánh giá được hiệu quả của việc áp dụng các hệ thống quản lý mới là vấn đề quan trọng.

Hiệu quả hoạt động và thành công của doanh nghiệp là hai trọng tâm của hoạt động quản lý của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Trong thực tế, nguồn lực của một DN, cả hữu hình hay vô hình, đều có thể phân biệt được mức độ hiệu quả hoạt động của DN so với DN khác. Vấn đề luôn được đặt ra là các nhân tố thành công chính nào có thể nâng cao khả năng thực thi các chiến lược hoạt động của DN nhằm gia tăng gia trị và lợi thế cạnh tranh của DN. Trong môi trường kinh doanh hiện nay luôn thay đổi, sự cải tiến và xây dựng các nguồn nội lực có vai trò quyết định đối với sự cạnh tranh của DN trong phạm vi ngành, quốc gia, khu vực và thế giới. Trong bối cảnh đó, các DN rất cần đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài để nhận diện rõ những cơ hội và thách thức của mình để duy trì sự tăng trưởng và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, các DN phải tăng trưởng, tồn tại và tìm kiếm sự thành công bằng việc hướng đến sự đổi mới liên tục trong hoạt động quản lý.

Cải tiến và đổi mới thể thiện một chiến lược quan trọng nhất của tất cả các DN, đặc biệt là các DN nhỏ và vừa, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh. Đánh giá hiệu quả hoạt động của DN cần phải được tiếp cận một cách toàn diện. Hiệu quả hoạt động được hiểu là các kết quả đặc biệt đạt được trong một lĩnh vực nhất định, thể hiện chất lượng của việc điều chỉnh linh hoạt các chiến lược sản xuất, kinh doanh của DN với sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Hoạt động đánh giá được sử dụng thường xuyên trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và điều hành DN.  Hoạt động đánh giá được xem là một chỉ số quan trọng nhất để thay đổi hiệu quả hoạt động và xác định những điểm yếu, điểm mạnh và cơ hội cải tiến của DN. Hoạt động đánh giá cũng có thể được sử dụng để so sánh DN trong ngành, lĩnh vực hoặc làm cơ sở cho việc thực hiện chuẩn so sánh (benchmarking) so với đối thủ cạnh tranh và những chuẩn mực, tiêu chí hiện đại được sử dụng rộng rãi trên thế giới (ví dụ như Giải thưởng Chất lượng Quốc gia Hoa Kỳ, Giải thưởng Chất lượng Châu Âu, TQM). Kết quả của hoạt động đánh giá tạo động lực phát triển cho DN, củng cố tinh thần, hỗ trợ thành công hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và thậm chí là được thừa nhận, tôn vinh và khen thưởng xứng đáng. Khi kết quả đánh giá DN được chia sẻ với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác thì các kết quả này có một tác động mạnh mẽ, thúc đẩy toàn bộ DN và các bên có quyền lợi liên quan tiếp tục nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, chuỗi giá trị, hoàn thiện quá trình quản lý và củng cố kết quả đầu ra của hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình.

Hơn nữa, hoạt động đánh giá hiệu quả quản lý đang trở thành một công cụ, một phương pháp ngày càng quan trọng của quá trình quản lý và của hoạt động cải tiến trong toàn DN. Các công cụ đánh giá toàn diện DN hiện nay đã và đang đem lại những lợi ích toàn diện cho DN trong việc xác định rõ những mối tương tác chặt chẽ nhưng cũng rất phức tạp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN, nhất là những DN lớn. Để thiết kế, thực hiện và đo lường các chiến lược sản xuất, kinh doanh, DN phải tiến hành đánh giá tổng thể hiệu quả hoạt động của mình để có thể tự mình nắm rõ thực trạng của hệ thống quản lý và điều chỉnh, hoạch định những chiến lược của mình cho phù hợp. Ngày càng có nhiều DN đang cố gắng tận dụng hiệu quả từ hoạt động sản xuất, kinh doanh để chuyển thành những lợi thế cạnh tranh và đối đa hóa lợi ích và giá trị cho DN và các bên có quyền lợi liên quan. Hoạt động đánh giá giúp DN xác định rõ các lỗ hổng về quản lý, đưa ra các ưu tiên cần thực hiện, thiết lập tầm nhìn, hoạch định chiến lược và kế hoạch hành động cho DN. Bằng việc chỉ ra những vấn đề, điểm yếu trong hệ thống quản lý hoặc những nút nghẽn trong hiệu quả hoạt động, hoạt động đánh giá là một công cụ quan trọng nhất để xác định các cơ hội cải tiến, hướng đến sự phát triển bền vững cho DN.

Các mô hình đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý của DN

Với việc gia tăng ngày càng nhiều các công cụ đánh giá hoạt động của DN như hiện nay, DN phải biết lựa chọn công cụ nào phù hợp cho mình. Hiện nay các DN trên thế giới thường sử dụng các công cụ sau để đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý của mình:

- Quản lý chất lượng toàn diện (TQM);

- Thẻ điểm cân bằng (BSC);

- Lập kế hoạch nguồn lực DN (Enterprise Resource Planning - ERP);

- Mô hình kinh doanh hoàn hảo (Business Excellence - BE).

Trong các công cụ nêu trên, Mô hình kinh doanh hoàn hảo (BE), hay còn được gọi là Giải thưởng chất lượng, được thừa nhận như một hình thức tôn vinh về chất lượng cho các DN có các thành tích nổi trội, là các hình mẫu về áp dụng các hệ thống quản lý, đạt hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đóng góp tích cực cho cộng đồng và xã hội. Hiện nay trên thế giới Mô hình BE/Giải thưởng chất lượng được các DN sử dụng phổ biến để đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý của mình.

Chu trình PDCA định hướng đến Mô hình kinh doanh hoàn hảo

Giải thưởng Chất lượng

Trong những năm gần đây, đối với các nhà quản lý chất lượng và quản lý doanh nghiệp trên toàn thế giới, BE hay còn gọi là Giải thưởng chất lượng (GTCL) quốc tế, khu vực và quốc gia, chẳng hạn: Giải thưởng Deming, Giải thưởng Malcolm Baldrige (Giải thưởng Chất lượng Quốc gia Hoa Kỳ), Giải thưởng Chất lượng Châu Âu (EFQM Excellence Award), Giải thưởng Chất lượng Quốc tế Quốc tế Châu Á - Thái Bình Dương (Global Performance Excellence Award - GPEA),... có sức thu hút kỳ lạ - sức thu hút của những mô hình tự hoàn thiện để vươn tới sự tuyệt hảo về chất lượng quản lý. Các GTCL, với những tiêu chí và mô hình áp dụng, đều dựa trên các nguyên lý và phương pháp quản lý hiện đại. Đặc biệt, các GTCL đều phù hợp với những nguyên tắc của chính sách chất lượng quốc gia (dù chính sách chất lượng quốc gia đã được thiết lập chính thức hoặc mới được thể hiện bằng những nét chấm phá trong đường lối phát triển kinh tế, xã hội của đất nước). GTCL được xem như một sự thừa nhận về chất lượng ở cấp quốc gia, khu vực và thế giới. Việc hình thành GTCL tại các nước và khu vực, dựa trên các mô hình quản lý chuẩn hiện nay trên thế giới như ISO 9000 và TQM, hoặc các triết lý về quản trị chất lượng của các Nhà quản trị chất lượng nổi tiếng thế giới như Deming, chính là sự biểu hiện của xu thế khu vực hoá và toàn cầu hoá hoạt động chất lượng.

GTCL quốc gia, khu vực và quốc tế thường là các giải thưởng chất lượng trao cho tổ chức, doanh nghiệp với mục tiêu là hướng vào việc cải tiến chất lượng quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ của các doanh nghiệp nhằm hệ thống hoá và cơ cấu hoá hệ thống quản lý để từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và năng suất. Sự thừa nhận rộng rãi mà GTCL mang lại cho các tổ chức, doanh nghiệp đạt giải chính là "giá trị gia tăng" mà các tổ chức, doanh nghiệp đó có được để tiếp tục cải tiến hoạt động của mình. GTCL được thiết lập triển khai sớm từ những năm của thập niên 1980 và 1990 như: Giải thưởng chất lượng Malcolm Baldrige - Giải thưởng Chất lượng Quốc gia Hoa Kỳ, Giải thưởng Ôxtralia về sự tuyệt hảo, Giải thưởng Chất lượng Châu Âu... là những ví dụ điển hình về các mô hình thành công mẫu mực của việc xây dựng và vận hành các hệ thống quản lý hướng vào khách hàng và áp dụng các thực hành tốt nhất.

GTCL được thiết lập ở các nước và khu vực với mục đích là:

1) Cung cấp công cụ mô hình tự đánh giá (self-assessment) để giúp tổ chức, doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý của mình thông qua việc áp dụng và duy trì thành công các mô hình, công cụ, hệ thống quản lý tiên tiến và thực hành tốt nhất;

2) Tôn vinh xứng đáng những tổ chức, doanh nghiệp đạt những thành tích xuất sắc trong hoạt động, áp dụng thành công các mô hình, công cụ, hệ thống quản lý tiên tiến và thực hành tốt nhất, đóng góp tích cực cho cộng đồng, xã hội;

3) Thông qua GTCL để nhằm khuyến khích phong trào năng suất, chất lượng cũng như định hướng phát triển, chính sách của hoạt động năng suất, chất lượng tại từng quốc gia, khu vực và trên phạm vi toàn thế giới.

Tự đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý của doanh nghiệp bằng các tiêu chí Giải thưởng chất lượng

Giải thưởng chất lượng không chỉ hướng tới đánh giá các DN thành công để tôn vinh họ mà còn mong muốn hỗ trợ các DN đang trên con đường phát triển, phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức và cạnh tranh gay gắt nhưng có ước vọng, khao khát tự hoàn thiện mình để vươn đến sự hoàn thiện trong hoạt động SXKD và quản lý.

Mô hình đánh giá bằng Giải thưởng chất lượng là một công cụ chính yếu cho mọi DN mong muốn kiểm soát và đo lường được hệ thống quản lý của mình.  Mô hình tự đánh giá bằng Giải thưởng chất lượng cho phép DN định kỳ xem xét các hoạt động nào vận hành như kế hoạch đề ra, hoạt động nào sụt giảm, hoạt động nào cần được củng cố, điều chỉnh và sự chênh lệch giữa kết quả mong muốn và kết quả đạt được như thế nào. Hơn thế nữa, Mô hình tự đánh giá bằng Giải thưởng chất lượng còn xem xét, đánh giá một cách tổng thể các hoạt động và kết quả của doanh nghiệp theo các chuẩn mực của tiêu chí giải thưởng. Quá trình tự đánh giá cũng đo lường một cách toàn diện và mang tính hệ thống các điểm mạnh và cơ hội cải tiến cho DN, định hướng cho DN xây dựng và thực thi các kế hoạch hành động khả thi trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

Theo Quỹ Quản lý Chất lượng Châu Âu (EFMQ), thì Tự đánh giá được định nghĩa là: "Tự đánh giá là việc xem xét, đánh giá về sự thông hiểu, mang tính hệ thống và định kỳ các hoạt động và kết quả của một tổ chức dựa trên Mô hình Giải thưởng Chất lượng Châu Âu (EFQM Excellence Model). Quá trình Tự đánh giá cho phép tổ chức phân biệt rõ ràng những điểm mạnh và những lĩnh vực có thể thực hiện các cải tiến trong tổ chức của mình. Tiếp sau quá trình đánh giá, các kế hoạch cải tiến được đề xuất và thực thi, đồng thời cũng được kiểm soát để đạt được sự tiến bộ và thành công. Các tổ chức tiến hành chu trình đánh giá và thực thi này một cách liên tục để có thể đạt được sự cải tiến thực sự và bền vững".

Với định nghĩa như vậy thì có thể hiểu rõ hơn và rộng hơn là các tổ chức, DN có thể xem hoạt động Tự đánh giá dựa bằng Giải thưởng chất lượng là một công cụ mang tính hệ thống cho phép tổ chức, DN xây dựng các kế hoạch hành động căn cứ vào sự nhận diện rõ ràng những điểm mạnh và điểm yếu, thông qua đó tìm kiếm được những cơ hội cải tiến hoạt động quản lý của mình, cũng như tạo ra những định hướng cho các quá trình phát triển và đổi mới liên tục. Do vậy, Mô hình tự đánh giá bằng Giải thưởng chất lượng cần được xem là một nền tảng quan trọng để lập kế hoạch cho các hoạt động cải tiến và hoạch định chiến lược của DN. Hơn nữa, Mô hình tự đánh giá bằng Giải thưởng chất lượng quản lý được toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN do các tiêu chí của Giải thưởng đề cập đến toàn bộ hoạt động của DN, bao gồm: vai trò của lãnh đạo; hoạch định chiến lược hoạt động; định hướng vào khách hàng và thị trường; quản lý thông tin, CNTT và tri thức; quản lý nguồn nhân lực; quản lý quá trình hoạt động; kết quả và hiệu quả hoạt động; hành vi đạo đức và trách nhiệm xã hội. Việc chấm điểm, đưa ra các chuẩn đối sách (benchmarking) và so sánh hiệu quả hoạt động của DN với các DN tốt nhất trong ngành, lĩnh vực cũng là mục tiêu hướng tới của Mô hình tự đánh giá bằng Giải thưởng chất lượng.

Viện DOMI triển khai hoạt động tái cấu trúc tổ chức theo 7 tiêu chí của giải thưởng chất lượng Quốc gia.