BANNER
Banner 02
Banner 03
Banner 04

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

1. Cơ sở thực hiện quy trình chỉnh lý

Viện Quản lý và Phát triển năng lực tổ chức - DOMI thực hiện Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. 

2. Các phương án phân loại

Phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian: thường áp dụng cho những Phông có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ổn định; chức năng, nhiệm vụ của từng cơ cấu cụ thể, không chồng chéo.

Phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức: thường áp dụng cho những Phông có cơ cấu tổ chức không ổn định.

Phương án Mặt hoạt động - Thời gian và Thời gian - Mặt hoạt động: thường áp dụng để phân loại tài liệu của các phông mà đơn vị hình thành phông không có cơ cấu tổ chức hoặc cơ cấu tổ chức luôn thay đổi; chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu không rõ ràng hoặc không có điều kiện để nghiên cứu lịch sử tổ chức của đơn vị hình thành phông.

Phương án Vấn đề - Thời gian và Thời gian - Vấn đề: áp dụng đối với phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ và các sưu tập tài liệu lưu trữ.

3. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu

Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m)

Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ. Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ)

Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 , 8, 9, 11, 13, 14)

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

Bước 11. Biên mục hồ sơ

a/ Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền vào trường 10 của phiếu tin

b/ Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn

c/ Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên bản giao, nhận tài liệu

Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

Bước 21. Lập mục lục hồ sơ

a/ Viết lời nói đầu

b/ Lập bảng tra cứu bổ trợ

c/ Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

d/ Đóng quyển mục lục (03 bộ)

Bước 22. Xử lý tài liệu loại

a/ Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại

b/ Viết thuyết minh tài liệu loại

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

a/ Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông

b/ Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

4. Phương thức thực hiện

Viện Quản lý và Phát triển năng lực tổ chức - DOMI phối hợp thực hiện dịch vụ theo từng nội dung, phù hợp dự toán cho hoạt động lưu trữ (theo Điều 39 - Luật Lưu trữ) trên cơ sở thống nhất về kinh phí (do đơn vị đề xuất), đảm bảo chất lượng dịch vụ với các phương thức sau:

* Phương thức cùng thực hiện: Đối với phương thức này, chủ đầu tư và DOMI cùng thống nhất triển khai kế hoạch thực hiện các hoạt động dịch vụ, DOMI sẽ đứng ra ký hợp đồng dịch vụ từng phần và cùng phối hợp với đơn vị tổ chức triển khai các nội dung dịch vụ.

* Phương thức dịch vụ trọn gói: Đối với phương thức này, đơn vị là cơ quan chủ trì (chủ đầu tư), DOMItrực tiếp tiếp nhận dịch vụ thông qua đấu thầu, chỉ định thầu hoặc thông qua hợp đồng dịch vụ giữa đơn vị và Công ty.

5. Kinh phí thực hiện

Tính theo đơn giá quy định tại: Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu

 

 

 

SỐ HÓA TÀI LIỆU

 

Số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ. 

1. Cơ sở thực hiện

Thực hiện theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.

2. Tác dụng của số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là biện pháp tối ưu cho một văn phòng điện tử.

- Giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng.

- Giảm tải không gian lưu trữ và chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số.

- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu.

- Chia sẻ thông tin nhanh chóng.

- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin.

- Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

3. Các hình thức thực hiện số hóa tài liệu

- Số hóa tài liệu tại địa điểm chủ đầu tư yêu cầu

- Số hóa tài liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

4. Quy trình số hóa tài liệu

Bước 1:  Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

+ Nhận tài liệu

+ Bóc tách tài liệu

+ Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt

Bước 3. Thực hiện số hóa

+ Nhận tài liệu

+ Khởi động máy quét, máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện

+ Thực hiện số hóa và lưu ảnh

Bước 4. Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ

Bước 5. Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa dạt yêu cầu (nếu có)

Bước 6. Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và dặt tên files ảnh

Bước 7. Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng

Bước 8. Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ

Bước 9. Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu;

+ Giao nhận, kiểm tra giữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim

+ Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu

Bước 10. Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

Bước 11. Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản

Bước 12. Lập hồ sơ về việc số hóa phông/khối tài liệu

 

  • Video Clip
    • Quản trị doanh nghiệp  ĐH Harvard Tập 1 Phần 1
    • Để Tối Ưu Hóa Vai Trò của Nhân Sự
    • Sử Dụng Tiền Lương Tiền Thưởng Có Hiệu Quả - PGS.TS TRẦN KIM DUNG - phần 3
  • Thăm dò ý kiến
    • Bạn biết đến DOMI qua hình thức nào dưới đây:
    • Các trang tìm kiếm trên internet
    • Được người khác giới thiệu
    • Hoạt động đào tạo, tư vấn, hội thảo
    • Thông tin trên Brochure, namme card
    • Từ nguồn thông tin khác
    • Xem kết quả
KẾT QUẢ THĂM DÒ Ý KIẾN
Các trang tìm kiếm trên internet: 38924
Được người khác giới thiệu: 18922
Hoạt động đào tạo, tư vấn, hội thảo: 9877
Thông tin trên Brochure, namme card: 4356
Từ nguồn thông tin khác: 7645
  • Liên kết đối tác
    • Phan mem JED
    • Cac chuong trinh dao tao